Совместная работа без риска: как Fortra’s Secure Collaboration (DRM) защищает и шифрует данные, где бы они ни были ✔ BAKOTECH

Конфиденциальные данные — «новая нефть» для бизнеса. Но эту нефть можно случайно слить через Teams, ChatGPT или email. Итак, возникает вопрос: можно ли контролировать уже отправленный файл?

В 2025 году все больше компаний используют облако для обмена данными. Сотрудники разбросаны по разным точкам мира, а документы живут в сервисах для сотрудничества. За это удобство приходится платить рисками, связанными с утечками, потерей контроля и проблемами с комплаенсом.

В этой статье мы предлагаем разобраться, как оставить бизнесу скорость и свободу сотрудничества, но при этом не потерять конфиденциальные данные.

Давайте смотреть.

Совместная работа или общие проблемы?

Мир бизнеса сегодня крутится вокруг данных, и, как мы видим, темпы оборотов только растут. Облако превратилось в новый офис, а Google Docs, Teams, One Drive или Word Online заменили рабочие столы и переговорные комнаты.

Такое внедрение удаленного и гибридного форматов работы на постоянной основе стало наиболее кардинальным изменением за последнее время. Тем, что сотрудники обмениваются файлами, редактируют документы вместе и делятся информацией в один клик, уже никого не удивишь. Без сомнений, такой формат работы намного более комфортен и привлекателен. Однако как часто случается, в этой идеальной картине мира есть значительный недостаток: чем проще обмениваться данными, тем легче их потерять.

Согласно отчету Verizon о расследовании нарушений безопасности данных за 2025 год, 60% нарушений связаны с человеческим фактором, а 17% обусловлены шпионажем. К сожалению, это не ужастики, добавляющие очередному стратегическому митапу немного «перчинки». Риски реальны — возможно, вы тоже уже знаете их в лицо? Это:

Непреднамеренные утечки, когда файл с финансовыми прогнозами случайно летит «не тому Ивану»;
Спровоцированные инциденты, когда внутренний пользователь целенаправленно сливает чувствительную информацию;
Хаос в версиях и изменениях, где без Change Data Capture вы даже не узнаете, кто и когда «подкрутил» важный документ;
Сложность контроля каналов обмена — почта, мессенджеры, корпоративные платформы, USB или даже принтеры.

Результат неутешителен: за комфортную удаленную работу CISO и CIO платят своим покоем. Они вынуждены постоянно думать, как обеспечить свободу сотрудничества без превращения компании в крепость, где, чтобы получить любой файл, нужно идти по крутой лестнице бюрократии.

Именно здесь пригодится Fortra’s Secure Collaboration (DRM). Решение дает ответ на главный вопрос времени: как разрешить бизнесу работать быстро и свободно, но при этом не раздавать зазря данные конкурентам, хакерам или просто случайным получателям?

Итак, Fortra’s Secure Collaboration — это…

Прежде чем давать определение решению, выясним, что же такое DRM.

DRM (Digital Rights Management) — это технология, позволяющая контролировать, как пользователи могут взаимодействовать с контентом, который защищен авторским правом. Проще говоря, DRM передает контроль над контентом от его владельца к специальной компьютерной программе. Основная цель — защитить права автора и не допустить нелегального распространения или изменения контента.

Представьте умный сейф для ваших данных. Вы можете делиться документами, отправлять их в облако или открывать доступ в Teams. При этом вы остаетесь уверены, что никто посторонний не получит к ним доступ: даже если файл случайно окажется не там, где нужно, сработает шифрование.

Примерно так работает Fortra’s Secure Collaboration. Это решение, которое позволяет компаниям:

безопасно обмениваться конфиденциальной информацией внутри и вне организации;
сохранять контроль над данными даже после того, как они покинули корпоративный периметр (например, файл в Dropbox или в чужой почте все равно остается «под замком»);
отслеживать, кто, когда и что делает с документом в режиме реального времени.

Главная «фишка» решения — в комбинации нескольких мощных подходов:

Data Classification — маркировка данных по уровню чувствительности («для всех», «внутреннее», «конфиденциальное», “top secret”);
DLP Integration — возможность интегрироваться в существующие системы защиты;
Digital Rights Management (DRM) — контроль того, кто и что может делать с файлом: открывать, редактировать, пересылать, печатать и т. п.;
Change Data Capture — отслеживание изменений в данных, чтобы всегда знать, кто и когда «подкрутил» документ;
Policy Enforcement — автоматическое применение корпоративных политик безопасности, независимо от того, где оказались данные.

Простыми словами, Secure Collaboration работает на защиту данных там, где они постоянно перемещаются. Из этого можем сделать вывод, что решения с такими возможностями особенно актуальны для Public cloud и SaaS (Office 365, Salesforce, Google Workspace), разнообразных collaboration-платформ (Teams, SharePoint, Slack, Dropbox), а также для любых общих сред, где десятки людей работают с одними и теми же документами.

Основные компоненты и возможности

Безопасное сотрудничество начинается не с волшебной кнопки Protect all — здесь привлечен целый набор инструментов, работающих вместе. Мы уже упоминали выше, что Fortra’s Secure Collaboration объединяет несколько ключевых технологий, благодаря которым данные остаются под контролем в любой среде — от облака до корпоративной почты.

Остановимся на каждой из этих технологий подробнее.

Data Classification: зачем ставить ярлыки на данные

На минуту вернемся в офисные реалии, когда еще не было удаленной работы. Вспомните, как все документы должны быть бережно разложены по папкам, чтобы ничего не потерялось. Если бы документы просто лежали в коробках без подписей, это привело бы к хаосу в работе.

Именно так выглядит корпоративная среда с классификацией данных и без нее.

Data Classification в Fortra’s Secure Collaboration — это «ярлыки», автоматически или вручную присваиваемые файлам и письмам. Они четко указывают, что перед вами:

Confidential — внутренние документы, доступные только ограниченному кругу;
Personal Data — информация, подпадающая под GDPR или другие регуляции;
Intellectual Property — разработки, код, патенты, то есть все, что стóит бизнесу дорого.

Зачем это нужно

Сотрудники сразу понимают, с чем имеют дело, и обращаются с данными более осторожно. Кроме этого, система безопасности получает «сигналы», как именно защищать файл: разрешать пересылку, блокировать печать, отслеживать любую активность и т. д.

DLP Integration

Secure collaboration позволяет раскрыть популярный use case DLP: ситуацию, когда конфиденциальная информация не может быть отправлена наружу, но руководство (например, C-level) имеет разрешение произвести выгрузку для партнеров, аудитов или других бизнес-задач.

Решение Fortra дает четкий ответ на вопрос «Как защитить файл, уже вышедший за периметр компании?». DRM (Digital Rights Management) или криптование данных делают документ контролируемым на каждом этапе жизненного цикла. Более того, этот процесс можно полностью автоматизировать благодаря интеграции с вашим DLP-решением — файл шифруется или получает DRM-метки автоматически, как только кто-то из уполномоченных пользователей готовит его для отправки за периметр компании.

Зачем это нужно?

DRM становится особенно ценным, когда он интегрируется с уже имеющимися системами защиты, например с DLP-решением. Это означает, что контроль за конфиденциальными файлами не требует ручной работы — система автоматически определяет, какой документ содержит чувствительную информацию, и применяет к нему DRM или шифрование еще до того, как файл покинет корпоративный периметр.

Интеграция DRM с DLP делает защиту данных динамичной и бесшовной: файлы остаются контролируемыми даже тогда, когда выходят за пределы вашей компании, а вы сохраняете полный контроль над тем, кто, когда и как их использует.

Контроль прав доступа (Digital Rights Management, DRM)

DRM первоначально создавали для борьбы с пиратством в музыке и кино. Теперь эта технология спасает бизнес: от банков и страховых, отвечающих жестким регуляциям, до медицинских учреждений, защищающих персональные данные пациентов.

Когда файл покидает пределы компании — например, вы делитесь документом с партнерами — контроль над ним обычно теряется. Кто-то может переслать его дальше, распечатать, сохранить копию, даже подчистить содержание.

Что именно делает DRM в Fortra’s Secure Collaboration:

Ограничивает действия с файлом — можно разрешить только просмотр, но запретить редактирование, печать, копирование или пересылку;
Установка срока действия доступа — документ можно читать только, скажем, до конца квартала;
Внедряет водяные знаки, чтобы сотрудники или партнеры помнили: документ не анонимный, и каждый экземпляр можно отследить;
Отзывает доступ — если файл пошел «не туда», вы можете просто отобрать права, даже если он уже на стороннем устройстве.

На практике вопрос контроля доступа может выглядеть следующим образом. Вы отправили финансовый отчет партнерам в Teams. Благодаря DRM они могут только просматривать файл онлайн, не копировать и не пересылать его дальше. Если контракт не подписали, вы можете одним кликом отозвать доступ, и отчет больше никто не откроет.

Зачем это нужно?

DRM делает так, чтобы ваш документ оставался защищенным, даже если он уже не в ваших руках. То есть DRM — это как «режим контроля родительского доступа», только для серьезных корпоративных документов.

Отслеживание изменений (Change Data Capture, CDC)

Кто изменил файл?

Когда это произошло?

Что именно было изменено?

Change Data Capture (CDC) отвечает на все эти вопросы — фактически это ваш частный детектив в мире данных.

Вместо того чтобы копировать все подряд (как это делает полная репликация данных), CDC фиксирует только изменения. То есть в реестре появляется запись: «Вчера в 15:42 сотрудник X удалил колонку с персональными данными в файле HR_report.xlsx».

Это экономит ресурсы, уменьшает нагрузку на сеть и позволяет реагировать быстрее на потенциальные инциденты.

Благодаря этому CDC бизнес получает прозрачность, оперативные оповещения (SOC-команда или CISO получают сигнал, если изменения выглядят подозрительно) и эффективность, ведь передаются только изменения, а не терабайты «старых» данных.

Зачем это нужно

CDC — это камера наблюдения для ваших данных, глаза, которые никогда не моргают. Технология отслеживает подозрительные моменты, например, как кто-то из партнеров пытается «подчистить» контракт в общей среде. CDC сразу же фиксирует изменение и отправляет предупреждение на CISO-dashboard. Вы видите ситуацию еще до того, как документ попал на подпись в обновленном виде.

Какие преимущества получают бизнес и технические специалисты

Fortra’s Secure Collaboration работает немного иначе, чем технологии из длинного перечня security solutions tools.

Да и сама Secure Collaboration — не совсем технология. Это больше стратегия защиты цифрового контента от воровства, незаконного распространения и продажи. Она выступает как «страховка бизнеса», которая работает всегда, независимо от размещения данных.

Среди преимуществ Secure Collaboration:

Безопасность без границ
Ваши данные остаются под контролем всегда — в облаке, SaaS, on-prem среде. Даже если файл «вылетел» за пределы компании, он все равно защищен.
Compliance без головной боли
GDPR, HIPAA, ISO/IEC 27001 — часто звучит страшно для компаний, но с автоматической классификацией, контролируемым доступом и полным логом действий вы придерживаетесь требований почти «по умолчанию». Следовательно, процесс прохождения аудита становится менее напряженным.
Универсальность в работе
Не важно, чем пользуются команды: Outlook, Gmail, SharePoint, Teams, Slack, OneDrive или Dropbox. Secure Collaboration интегрируется в обычные платформы, не заставляя сотрудников ломать свои рабочие процессы.
Прозрачность и контроль
Полная видимость: кто получил доступ, что редактировал, какие действия выглядели подозрительно. Это позволяет CISO и SOC команде видеть картину в реальном времени и действовать на опережение.
Автоматизация процессов
Вместо того чтобы заставлять сотрудников вручную выставлять правила или напоминать им о политике, система применяет готовые шаблоны и делает это сама. Меньше ручной рутины — меньше человеческих ошибок и больше фокуса на реальных задачах.

В итоге имеем следующее: бизнес движется быстро и эффективно, данные остаются под наблюдением, а команда безопасности может немного выдохнуть.

Реальные сценарии: когда обращаться к Secure Collaboration

Представим несколько ситуаций, которые происходят в компаниях каждый день.

Внешняя передача документов

Вы посылаете партнеру финансовый отчет или тендерную документацию. В обычных условиях по нажатию кнопки Send контроль теряется навсегда. С Secure Collaboration документ получает ярлык Confidential, доступ открывается только конкретному получателю, а отправлять или печатать его невозможно. Если партнер больше не должен видеть файл, доступ отзывается в один клик.

Кража данных сотрудниками

HR работает с файлами, содержащими персональные данные сотрудников. В таких случаях риск утечки особенно высок. Классификация автоматически отмечает документы как Personal Data, а DRM блокирует копирование, печать и отправку за пределы компании. Если кто-то попытается обойти правила, SOC сразу же получает уведомление.

Совместная работа над документом

Несколько команд одновременно редактируют договор в облачной среде. Система Change Data Capture фиксирует, кто и когда произвел изменения, и позволяет аннулировать их, если окажется, что часть была некорректной или намеренно подправленной. Прозрачность и аудит встроены с самого начала.

Переход на SharePoint или Teams

Компания массово переносит работу в Microsoft 365. Это удобно, но открывает новое направление рисков: сотни документов, к которым имеет доступ слишком широкий круг людей. Secure Collaboration интегрируется в эти платформы, добавляя уровень классификации, контроль прав и мониторинг. В результате даже в открытых средах документы остаются под защитой.

Подытожим?

Контроль над данными, надежная безопасность, полная прозрачность изменений и доступов, автоматическое соблюдение compliance — больше не абстрактные «хорошие практики», а конкретные инструменты, которые могут и должны работать каждый день. Fortra’s Secure Collaboration позволяет строить безопасную, прозрачную и эффективную совместную работу, где каждый документ остается под контролем, а риски сводятся к минимуму.

Пора убедиться в этом на практике — оставьте заявку на получение демоверсии! Узнайте, как Fortra’s Secure Collaboration может защитить ваши данные и упростить совместную работу прямо сейчас.

Сделайте первый шаг к новому уровню безопасности.