Австрія 
Азербайджан 
Болгарія 
Боснія та Герцеговина 
Грузія 
Данія 
Естонія 
Казахстан 
Киргизстан 
Латвія 
Литва 
Молдова 
Німеччина 
Норвегія 
Північна Македонія 
Польща 
Румунія 
Сербія 
Словакія 
Словенія 
Таджикистан 
Туркменістан 
Угорщина 
Узбекистан 
Україна 
Фінляндія 
Хорватія 
Чехія 
Чорногорія 
Швейцарія 
Швеція 
Станом на 2025 рік, все більше компаній використовують хмару для обміну даними. Співробітники розкидані по різних точках світу, а документи живуть у сервісах для спільної роботи. За цю зручність доводиться платити ризиками, що повʼязані з витоками, втратою контролю та проблемами з комплаєнсом.
У цій статті ми пропонуємо розібратись, як залишити бізнесу швидкість і свободу співпраці, але водночас не втрачати чутливі дані.
Нумо дивитись.
Спільна робота чи спільні проблеми?
Світ бізнесу сьогодні крутиться навколо даних, і, як ми бачимо, темпи обертів лише зростають. Хмара перетворилась на «новий офіс», а Google Docs, Teams, One Drive чи Word Online замінили робочі столи та переговорні кімнати.
Таке впровадження віддаленого та гібридного форматів роботи на постійній основі стало найбільш кардинальною зміною за останній час. Тим, що співробітники обмінюються файлами, редагують документи разом та діляться інформацією одним кліком, вже нікого не здивуєш. Без сумнівів, такий формат роботи набагато комфортніший та привабливіший. Однак, як часто трапляється, у цій ідеальній картині світу є вагомий недолік: що простіше обмінюватися даними, то легше їх втратити.
Згідно зі звітом Verizon про розслідування порушень безпеки даних за 2025 рік, 60% порушень пов’язані з людським фактором, а 17% зумовлені шпигунством. На жаль, це не жахастики, які додали б черговому стратегічному мітапу трішки «перчинки». Ризики реальні — можливо, ви теж вже бачили їхнє обличчя? Це:
- Ненавмисні витоки, коли файл з фінансовими прогнозами випадково летить «не тому Петру»;
- Спровоковані інциденти, коли внутрішній користувач цілеспрямовано зливає чутливу інформацію;
- Хаос у версіях і змінах, де без Change Data Capture ви навіть не знатимете, хто і коли «підкрутив» важливий документ;
- Складність контролю каналів обміну — пошта, месенджери, корпоративні платформи, USB чи навіть принтери.
Результат невтішний: за комфортну віддалену роботу CISO і CIO платять своїм спокоєм. Вони змушені постійно думати, як забезпечити свободу співпраці без перетворення компанії на фортецю, де для отримання будь-якого файлу треба йти крутими сходами бюрократії.
Саме тут буде в пригоді Fortra’s Secure Collaboration (DRM). Рішення дає відповідь на головне запитання: як дозволити бізнесу працювати швидко й вільно, але при водночас не роздавати за дарма дані конкурентам, хакерам чи просто випадковим отримувачам?
Отже, Fortra’s Secure Collaboration — це…
Перш ніж давати визначення рішенню, зʼясуймо, що ж таке DRM.
DRM (Digital Rights Management) — це технологія, яка дозволяє контролювати, як користувачі можуть взаємодіяти з контентом, захищеним авторським правом. Простіше кажучи, DRM передає контроль над контентом від його власника до спеціальної комп’ютерної програми. Основна мета — захистити права автора та не допустити нелегального розповсюдження чи зміни контенту.
Уявіть собі розумний сейф для ваших даних. Ви можете ділитись документами, надсилати їх у хмару чи відкривати доступ у Teams. Водночас ви залишаєтесь впевненими, що ніхто сторонній не отримає до них доступ: навіть якщо файл випадково опиниться не там, де треба, спрацює шифрування.
Приблизно так працює Fortra’s Secure Collaboration. Це рішення, яке дозволяє компаніям:
- безпечно обмінюватися конфіденційною інформацією всередині та поза межами організації;
- зберігати контроль над даними навіть після того, як вони залишили корпоративний периметр (наприклад, файл у Dropbox чи в чужій пошті все одно залишається «під замком»);
- відстежувати, хто, коли й що робить із документом у режимі реального часу.
Головна «фішка» рішення — у комбінації кількох потужних підходів:
- Data Classification — позначення даних за рівнем чутливості («для всіх», «внутрішнє», «конфіденційне», “top secret”);
- DLP Integration — можливість інтегруватись у наявні системи захисту;
- Digital Rights Management (DRM) — контроль того, хто і що може робити з файлом: відкривати, редагувати, пересилати, друкувати тощо;
- Change Data Capture — відстеження змін у даних, щоб завжди знати, хто й коли «підкрутив» документ;
- Policy Enforcement — автоматичне застосування корпоративних політик безпеки, незалежно від того, де опинилися дані.
Простими словами, Secure Collaboration дбає про захист даних там, де вони постійно переміщуються. З цього можемо зробити висновок, що рішення з такими можливостями є особливо актуальним для Public cloud і SaaS (Office 365, Salesforce, Google Workspace), різноманітних collaboration-платформ (Teams, SharePoint, Slack, Dropbox), а також для будь-яких спільних середовищ, де десятки людей працюють з одними й тими ж документами.
Основні компоненти та можливості
Безпечна співпраця розпочинається не з магічної кнопки Protect all — тут залучений цілий набір інструментів, які працюють разом. Ми вже згадували вище, що Fortra’s Secure Collaboration поєднує кілька ключових технологій, завдяки яким дані залишаються під контролем у будь-якому середовищі — від хмари до корпоративної пошти.
Зупинімось на кожній з цих технологій більш детально.
Data Classification: навіщо ставити ярлики на дані?
На хвилину повернемось в офісні реалії, коли ще не було віддаленої роботи. Пригадайте, як всі документи мали бути дбайливо розкладені по папкам, щоб нічого не загубилось. Якщо б документи просто лежали у коробках без підписів, це спричинило б хаос в роботі.
Саме так виглядає корпоративне середовище з класифікацією даних та без неї.
Data Classification у Fortra’s Secure Collaboration — це «ярлики», які автоматично або вручну присвоюються файлам та листам. Вони чітко вказують, що перед вами:
- Confidential — внутрішні документи, доступні лише обмеженому колу;
- Personal Data — інформація, яка підпадає під GDPR чи інші регуляції;
- Intellectual Property — розробки, код, патенти, тобто все, що коштує бізнесу дорого.
Навіщо це потрібно
Співробітники одразу розуміють, з чим мають справу, і поводяться з даними обережніше. Крім цього, система безпеки отримує «сигнали», як саме захищати файл: дозволяти пересилання, блокувати друк, відстежувати будь-яку активність тощо.
DLP Integration
Secure collaboration дозволяє розкрити популярний use case DLP: ситуацію, коли конфіденційна інформація не може бути відправлена назовні, але керівництво (наприклад, C-level) має дозвіл зробити вивантаження для партнерів, аудитів чи інших бізнес-завдань.
Рішення Fortra дає чітку відповідь на запитання: «Як захистити файл, який уже вийшов за периметр компанії?» DRM (Digital Rights Management) або криптування даних роблять документ контрольованим на кожному етапі життєвого циклу. Ба більше, цей процес можна повністю автоматизувати завдяки інтеграції з вашим DLP-рішенням — файл шифрується або отримує DRM-мітки автоматично, щойно хтось з уповноважених користувачів готує його для надсилання назовні.
Навіщо це потрібно
DRM стає особливо цінним, коли він інтегрується з уже наявними системами захисту, наприклад, із DLP-рішенням. Це означає, що контроль над конфіденційними файлами не вимагає ручної роботи — система автоматично визначає, який документ містить чутливу інформацію, і застосовує до нього DRM або шифрування ще до того, як файл залишить корпоративний периметр.
Інтеграція DRM з DLP робить захист даних динамічним і безшовним: файли залишаються контрольованими навіть тоді, коли виходять за межі вашої компанії, а ви зберігаєте повний контроль над тим, хто, коли і як їх використовує.
Контроль прав доступу (Digital Rights Management, DRM)
DRM початково створювали для боротьби з піратством у музиці та кіно. Тепер ця технологія рятує бізнес: від банків і страхових, які мають відповідати жорстким регуляціям, до медичних установ, що захищають персональні дані пацієнтів.
Коли файл залишає межі компанії — наприклад, ви ділитеся документом із партнерами — контроль над ним зазвичай губиться. Хтось може переслати його далі, роздрукувати, зберегти копію, навіть «підчистити» зміст.
Що саме робить DRM у Fortra’s Secure Collaboration:
- Обмежує дії з файлом — можна дозволити лише перегляд, але заборонити редагування, друк, копіювання чи пересилання;
- Встановлює термін дії доступу — документ можна читати лише, скажімо, до кінця кварталу;
- Впроваджує водяні знаки, щоб співробітники або партнери пам’ятали: документ не анонімний, і кожен екземпляр можна простежити;
- Відкликає доступ — якщо файл пішов «не туди», ви можете просто відібрати права, навіть коли він уже на сторонньому пристрої.
На практиці питання контролю доступу може мати такий вигляд. Ви відправили фінансовий звіт партнерам у Teams. Завдяки DRM вони можуть лише переглядати файл онлайн, не копіювати й не пересилати його далі. Якщо контракт не підписали — ви можете одним кліком відкликати доступ, і звіт більше ніхто не відкриє.
Навіщо це потрібно
DRM робить так, щоб ваш документ залишався захищеним навіть тоді, коли він уже не у ваших руках. Тобто DRM — це як «режим контролю батьківського доступу», тільки для серйозних корпоративних документів.
Відстеження змін (Change Data Capture, CDC)
Хто змінив файл?
Коли саме це сталося?
Що саме було змінено?
Change Data Capture (CDC) відповідає на всі ці запитання — фактично, це ваш приватний детектив у світі даних.
Замість того щоб копіювати все підряд (як це робить повна реплікація даних), CDC фіксує лише зміни. Тобто в реєстрі з’являється запис: «Вчора о 15:42 співробітник X видалив колонку з персональними даними у файлі HR_report.xlsx».
Це економить ресурси, зменшує навантаження на мережу й дозволяє швидше реагувати на потенційні інциденти.
Завдяки цьому CDC, бізнес отримує прозорість, оперативні сповіщення (SOC-команда чи CISO отримують сигнал, якщо зміни виглядають підозріло) та ефективність, адже передаються тільки зміни, а не терабайти «старих» даних.
Навіщо це потрібно
CDC — це камера спостереження для ваших даних, очі, які ніколи не кліпають. Технологія відстежує підозрілі моменти — наприклад, як хтось із партнерів намагається «підчистити» контракт у спільному середовищі. CDC одразу фіксує зміну й відправляє попередження на CISO-dashboard. Ви бачите ситуацію ще до того, як документ потрапив на підпис в «оновленому» вигляді.
Які переваги отримують бізнес і технічні фахівці
Fortra’s Secure Collaboration працює трішки інакше, ніж технології з довгого переліку security solutions tools.
Та й сама Secure Collaboration — не зовсім технологія. Це більше стратегія захисту цифрового контенту від крадіжки, незаконного поширення та продажу. Вона виступає як «страхування бізнесу», що працює завжди, незалежно від розміщення даних.
Серед переваг Secure Collaboration:
- Безпека без кордонів
Ваші дані залишаються під контролем завжди — у хмарі, SaaS, on-prem середовищі. Навіть якщо файл «вилетів» за межі компанії, він все одно захищений. - Compliance без головного болю
GDPR, HIPAA, ISO/IEC 27001 — часто звучить страшно для компаній, але з автоматичною класифікацією, контрольованим доступом і повним логом дій вимоги дотримуються майже «за замовчуванням». Отже, процес проходження аудиту стає менш напруженим. - Універсальність у роботі
Не важливо, чим користується команда: Outlook, Gmail, SharePoint, Teams, Slack, OneDrive чи Dropbox. Secure Collaboration інтегрується у звичні платформи, не змушуючи співробітників ламати свої робочі процеси. - Прозорість і контроль
Повна видимість: хто отримав доступ, що редагував, які дії виглядали підозріло. Це дає змогу CISO й SOC-команді бачити картину в реальному часі та діяти на випередження. - Автоматизація процесів
Замість того, щоб змушувати співробітників вручну виставляти правила чи нагадувати їм про політики, система застосовує готові шаблони та робить це сама. Менше ручної рутини — менше людських помилок та більше фокусу на реальних завданнях.
Що ми маємо у підсумку: бізнес рухається швидко й ефективно, дані залишаються під наглядом, а команда безпеки може видихнути з полегшенням.
Реальні сценарії: коли звертатись до Secure Collaboration?
Уявімо кілька ситуацій, які трапляються в компаніях щодня.
Зовнішнє передавання документів
Ви відправляєте партнеру фінансовий звіт або тендерну документацію. У звичайних умовах після натискання кнопки Send контроль втрачається назавжди. З Secure Collaboration документ отримує ярлик Confidential, доступ відкривається лише конкретному отримувачу, а пересилати чи друкувати його неможливо. Якщо партнер більше не має бачити файл — доступ відкликається одним кліком.
Викрадення даних співробітниками
HR працює з файлами, які містять персональні дані співробітників. У таких випадках ризик витоку особливо високий. Класифікація автоматично позначає документи як Personal Data, а DRM блокує копіювання, друк і надсилання за межі компанії. Якщо хтось спробує обійти правила — SOC одразу отримує сповіщення.
Спільна робота над документом
Кілька команд одночасно редагують договір у хмарному середовищі. Система Change Data Capture фіксує, хто і коли зробив зміни, і дозволяє анулювати їх, якщо виявиться, що частина була некоректною або навмисно підправленою. Прозорість і аудит вбудовані з самого початку.
Перехід на SharePoint чи Teams
Компанія масово переносить роботу в Microsoft 365. Це зручно, але відкриває новий напрямок ризиків: сотні документів, до яких має доступ занадто широке коло людей. Secure Collaboration інтегрується в ці платформи, додаючи рівень класифікації, контроль прав і моніторинг. У результаті навіть у відкритих середовищах документи залишаються під захистом.
Підсумуємо?
Контроль над даними, надійна безпека, повна прозорість змін і доступів, автоматичне дотримання compliance — більше не абстрактні «хороші практики», а конкретні інструменти, які можуть і мусять працювати щодня. Fortra’s Secure Collaboration дозволяє будувати безпечну, прозору й ефективну спільну роботу, де кожен документ залишається під контролем, а ризики зводяться до мінімуму.
Час переконатися в цьому на практиці — залиште заявку на отримання демоверсії! Дізнайтеся, як Fortra’s Secure Collaboration може захистити ваші дані та спростити спільну роботу просто зараз.
Зробіть перший крок до нового рівня безпеки.
